A crise gerada pela pandemia da COVID-19 está pressionando executivos de TI (CIOs – Chief Information Officers) a tomarem decisões bastante difíceis, quase sempre com o desafio de fazer mais com menos. Diante desse cenário, o Gartner, Inc., líder mundial em pesquisa e aconselhamento para empresas, recomenda que os diretores e líderes de TI adotem uma estrutura de otimização de custos para ajudar a determinar onde reduzir os custos de TI e de negócios.
"As ideias de otimização de custos são tipicamente definidas apenas em função de suas possíveis economias de custos, sem considerar os efeitos que esses cortes podem ter sobre os negócios", diz Cesar Lozada, Analista de Pesquisa do Gartner. “Isso equivale a priorizar novas iniciativas baseadas somente nos benefícios potenciais, sem se preocupar com seus possíveis impactos. Usar o ganho potencial como o único critério de decisão pode resultar em uma lista com iniciativas que podem gerar economia, mas também podem ser arriscadas, ter impactos negativos nos negócios ou, além disso, falhar”.
"Para alcançar os resultados comerciais mais sustentáveis, os executivos devem garantir que o gerenciamento de custos vá além do mero corte ou congelamento de gastos ou de reduções de pessoal – o que geralmente é um pensamento de curto prazo", avalia Chris Ganly, Diretor Sênior de Pesquisa do Gartner. “As organizações devem abordar o gerenciamento de custos como um esforço abrangente, que pode ter resultado imediato e de longo prazo no desempenho dos negócios. A gestão do que é gasto exige uma combinação de abordagens e melhorias que atingem todas as partes da organização para que ela seja realmente atendida”, acrescenta.
O Gartner recomenda que os líderes de TI se concentrem em seis áreas ao avaliar os custos, benefícios e viabilidade de diferentes iniciativas de otimização de custos.
Potencial benefício financeiro: Estabeleça em que grau as iniciativas de otimização de custo afetarão os resultados, dividindo as possíveis opções para cortes em ações pequenas, médias ou grandes, e positivas ou negativas. Em cada ação, os líderes devem fazer perguntas como, por exemplo, "quanto a organização economizará se a ação for implementada" e "de que forma um possível corte afetaria o fluxo de caixa da organização".
Impacto nos negócios: Determine o impacto que o corte de algum custo terá para seus funcionários e para as operações comerciais diárias. Avalie se uma iniciativa pode ter um impacto negativo na produtividade ou no lançamento de um produto.
Requisito de tempo: Levará um tempo para as empresas obterem economia de custos e gerarem valor a partir de iniciativas de otimização de custos, independentemente do método. A pergunta que líderes de TI devem fazer é qual deve ser esse prazo (semanas, meses ou longo prazo).
Grau de risco organizacional: A eficácia da iniciativa de otimização de custos depende, em parte, da capacidade das equipes de mudarem e se adaptarem à nova realidade. Os líderes capazes de articular os benefícios das ações de otimização de custos com mudanças mínimas nos processos organizacionais poderão demonstrar o impacto dos resultados dos negócios, fornecendo uma base para o sucesso.
Grau de risco técnico: Para atenuar o risco técnico, os diretores e líderes de TI devem avaliar como a otimização de custos de determinada iniciativa será integrada às operações atuais e à arquitetura corporativa. Atrasos causados ou atribuídos à ação podem resultar em perda da prestação de serviços ou produtividade.
Exigência de investimento: Antes de iniciar qualquer projeto ou iniciativa de otimização de custos, o conselho executivo deve apoiar e concordar em financiar as mudanças necessárias. Os CIOs deveriam apresentar um caso de negócios que mostre como a otimização de custos melhorará os processos de negócios, a produtividade, o tempo de implementação de novos itens no mercado e afins, em vez de continuar com o status quo antigo. É essencial que o nível de investimento necessário seja avaliado antes que qualquer economia possa ser realizada.
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